Routinen und Zeitpläne

Was sind Routinen?

Routinen sind geplante, wiederkehrende Aufgaben, die Ihr KI-Mitarbeiter automatisch und ohne menschlichen Anstoß ausführt. Anstatt Ihren Mitarbeiter jeden Morgen zu fragen "Wie waren die Verkäufe gestern?", können Sie eine Routine einrichten, die diesen Bericht automatisch um 8 Uhr morgens liefert.

Routinen gehören zu den leistungsstärksten Funktionen von KI-Mitarbeitern -- sie verwandeln reaktive Assistenten in proaktive Mitarbeiter.

Eine Routine erstellen

1. Öffnen Sie den KI-Mitarbeiter, der die Routine ausführen soll.
2. Gehen Sie zum Einstellungen-Tab und suchen Sie den Bereich "Routinen".
3. Klicken Sie auf "Routine hinzufügen".
4. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. "Tägliche Vertriebszusammenfassung").
5. Legen Sie den Zeitplan fest -- wählen Sie aus vordefinierten Optionen (täglich, wöchentlich, monatlich) oder geben Sie einen individuellen Cron-Ausdruck für mehr Kontrolle ein.
6. Formulieren Sie die Aufgabenbeschreibung. Das ist der Auftrag, den der KI-Mitarbeiter bei jeder Ausführung bearbeitet. Formulieren Sie eine klare Anweisung, zum Beispiel: "Erstelle eine Zusammenfassung aller Kundenaufträge der letzten 24 Stunden, einschließlich Gesamtumsatz, Anzahl der Aufträge und Top-5-Kunden nach Auftragswert."
7. Klicken Sie auf "Speichern", um die Routine zu aktivieren.

Zeitplan-Optionen

Routinen unterstützen flexible Zeitpläne:

• Täglich -- Wird einmal pro Tag zur festgelegten Uhrzeit ausgeführt.
• Wöchentlich -- Wird an ausgewählten Wochentagen ausgeführt (z. B. jeden Montag und Donnerstag).
• Monatlich -- Wird an einem bestimmten Tag des Monats ausgeführt.
• Benutzerdefiniert (Cron) -- Für fortgeschrittene Planung. Verwendet die Standard-Cron-Syntax. Zum Beispiel führt "0 8 * * 1-5" die Routine an jedem Werktag um 8 Uhr aus.

Alle Zeitpläne verwenden die konfigurierte Zeitzone Ihres Unternehmens.

Beispiele für Routinen

Hier sind gängige Routinen, die Unternehmen als besonders nützlich empfinden:

Tägliche Vertriebszusammenfassung

Zeitplan: Jeden Tag um 8 Uhr. Aufgabe: "Fasse die Verkäufe von gestern zusammen -- Gesamtumsatz, Anzahl der Aufträge, durchschnittlicher Auftragswert sowie alle markierten oder stornierten Aufträge."

Wöchentliche Bestandsprüfung

Zeitplan: Jeden Montag um 7 Uhr. Aufgabe: "Prüfe alle Lagerartikel. Liste alle Artikel auf, deren aktueller Bestand unter dem Meldebestand liegt. Zeige für jeden Artikel den aktuellen Bestand, den Meldebestand und die empfohlene Bestellmenge."

Monatlicher Fälligkeitsbericht

Zeitplan: Am 1. jedes Monats um 9 Uhr. Aufgabe: "Erstelle einen Fälligkeitsbericht für offene Forderungen. Gruppiere ausstehende Rechnungen nach 0-30, 31-60, 61-90 und über 90 Tagen. Zeige die Gesamtbeträge jeder Kategorie und liste die 10 Kunden mit den höchsten überfälligen Beträgen auf."

Tägliche Warnung bei offenen Aufträgen

Zeitplan: Jeden Werktag um 17 Uhr. Aufgabe: "Liste alle offenen Kundenaufträge auf, die seit mehr als 3 Tagen den Status 'Ausstehend' haben. Zeige Kundenname, Auftragsdatum und Gesamtbetrag."

Routinenhistorie einsehen

Jede Routine führt ein Protokoll ihrer Ausführungen. Klicken Sie im Bereich "Routinen" auf eine Routine, um folgende Informationen zu sehen:

• Wann die letzte Ausführung stattfand und das Ergebnis.
• Frühere Ausführungen mit Zeitstempeln und Erfolgs-/Fehlerstatus.
• Die vollständige Ausgabe jeder Ausführung -- was der KI-Mitarbeiter ermittelt und berichtet hat.

Routinen pausieren und bearbeiten

Sie können eine Routine jederzeit pausieren, ohne sie zu löschen. Pausierte Routinen behalten ihre Konfiguration und Historie -- schalten Sie sie einfach wieder ein, wenn Sie so weit sind. Um den Zeitplan oder die Aufgabe zu ändern, klicken Sie auf "Bearbeiten". Änderungen greifen ab der nächsten geplanten Ausführung.