Was ist ein KI-Mitarbeiter?

Überblick

Ein KI-Mitarbeiter ist ein intelligenter digitaler Assistent, der direkt mit Ihren Geschäftssystemen verbunden ist -- Ihrem ERP, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Kassensystem -- und eigenständig echte Aufgaben für Sie erledigt. Im Gegensatz zu einem einfachen Chatbot, der nur vorgefertigte Antworten liefern kann, ist ein KI-Mitarbeiter in der Lage, Bestellungen nachzuschlagen, Rechnungen zu erstellen, Lagerbestände zu prüfen und Berichte zu generieren -- alles über natürliche Konversation.

Wie sich KI-Mitarbeiter von Chatbots unterscheiden

Herkömmliche Chatbots folgen starren Entscheidungsbäumen und können nur mit vorgeschriebenen Antworten reagieren. Sie haben keinen Zugriff auf Ihre aktuellen Geschäftsdaten und können keine Aktionen in Ihren Systemen ausführen. KI-Mitarbeiter sind grundlegend anders:

• Sie sind über sichere Integrationen mit Ihren echten Geschäftsdaten verbunden.
• Sie können Aktionen ausführen -- Kundenaufträge anlegen, Kundenstammdaten aktualisieren, Berichte erstellen -- und nicht nur Fragen beantworten.
• Sie verstehen den Kontext und können mehrstufige Aufgaben bearbeiten, z. B. "Prüfe, ob wir 50 Einheiten von SKU-1234 auf Lager haben, und erstelle eine Bestellung, falls der Bestand niedrig ist."
• Sie lernen Ihre Geschäftsprozesse und setzen diese konsistent um.

Zentrale Konzepte

Personas

Jeder KI-Mitarbeiter basiert auf einer Persona-Vorlage -- einer vorkonfigurierten Rolle, die festlegt, was der Mitarbeiter kann und wie er sich verhält. Eine Persona "Vertriebsmitarbeiter" bringt beispielsweise Werkzeuge für Kundenaufträge, Kundenverwaltung und Lead-Management mit, während eine Persona "Kundensupport" auf Bestellungsabfragen und Problemlösungen spezialisiert ist.

Werkzeuge

Werkzeuge sind die einzelnen Fähigkeiten, die einem KI-Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Je nach Integration und Persona kann Ihr Mitarbeiter auf über 149 Werkzeuge in Bereichen wie Vertrieb, Fakturierung, Lagerverwaltung, Einkauf und Finanzberichterstattung zugreifen. Jede Persona wird mit einem passenden Werkzeugsatz für ihre Rolle ausgeliefert.

Wissensdatenbank

Sie können Dokumente hochladen und Arbeitsanweisungen verfassen, auf die Ihr KI-Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Aufgaben zurückgreift. So stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter Ihre spezifischen Geschäftsregeln befolgt -- sei es Ihre Rückgaberichtlinie, Preisleitlinien oder Freigabeprozesse.

Routinen

Routinen sind geplante Aufgaben, die Ihr KI-Mitarbeiter automatisch ausführt. Sie können beispielsweise eine Routine einrichten, die Ihnen jeden Morgen um 8 Uhr eine Zusammenfassung der Tagesverkäufe sendet, oder eine wöchentliche Bestandsprüfung jeden Montag durchführt.

Was Sie erreichen können

KI-Mitarbeiter können in jeder Abteilung Ihres Unternehmens unterstützen:

• Vertrieb: Produktverfügbarkeit prüfen, Angebote erstellen, Kundenaufträge bearbeiten und Kundenbeziehungen pflegen.
• Kundensupport: Kundenanfragen zum Bestellstatus beantworten, Retouren bearbeiten und Probleme anhand Ihrer aktuellen Daten lösen.
• Lagerverwaltung: Lagerbestände überwachen, Umlagerungen zwischen Lagern verfolgen und Artikel mit Nachbestellbedarf kennzeichnen.
• Finanzen: Fälligkeitsberichte für Forderungen erstellen, Rechnungsstatus abfragen und bei der Abstimmung unterstützen.
• Einkauf: Bestellungen anlegen, Lieferantenleistung verfolgen und Lieferantenbeziehungen verwalten.
• Betrieb: Abteilungsübergreifend koordinieren, Business-Intelligence-Berichte erstellen und Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung liefern.

Einfacher Modus vs. Erweiterter Modus

ianai bietet zwei Modi für die Arbeit mit KI-Mitarbeitern. Der Einfache Modus bietet eine geführte Einrichtung: Sie wählen eine Persona-Vorlage, verbinden Ihre Integration -- und Ihr Mitarbeiter ist einsatzbereit. Dieser Modus wird für die meisten Anwender empfohlen und ist der Schwerpunkt dieser Anleitungsserie.

Der Erweiterte Modus richtet sich an erfahrene Nutzer, die individuelle Workflows mit visuellen Automatisierungswerkzeugen erstellen möchten. Er bietet detaillierte Kontrolle über jeden einzelnen Schritt eines KI-Mitarbeiters. Die Dokumentation zum Erweiterten Modus ist separat verfügbar.