Routines et planification

Qu'est-ce qu'une routine ?

Les routines sont des tâches planifiées et récurrentes que votre Employé IA exécute automatiquement, sans intervention humaine. Au lieu de demander chaque matin "Quelles ont été les ventes d'hier ?", vous pouvez programmer une routine qui vous livre ce rapport automatiquement à 8 h.

Les routines sont l'une des fonctionnalités les plus puissantes des Employés IA -- elles transforment un assistant réactif en un collaborateur proactif.

Créer une routine

1. Ouvrez l'Employé IA qui doit exécuter la routine.
2. Rendez-vous dans l'onglet Paramètres et recherchez la section Routines.
3. Cliquez sur "Ajouter une routine".
4. Donnez-lui un nom explicite (par ex. "Récapitulatif quotidien des ventes").
5. Définissez la planification -- choisissez parmi les options prédéfinies (quotidien, hebdomadaire, mensuel) ou saisissez une expression cron personnalisée pour plus de précision.
6. Rédigez la description de la tâche. C'est ce que l'Employé IA exécutera à chaque déclenchement. Formulez-la comme une instruction claire, par exemple : "Génère un récapitulatif de toutes les commandes des dernières 24 heures, incluant le chiffre d'affaires total, le nombre de commandes et les 5 meilleurs clients par montant commandé."
7. Cliquez sur "Enregistrer" pour activer la routine.

Options de planification

Les routines offrent une planification flexible :

• Quotidien -- S'exécute une fois par jour à l'heure définie.
• Hebdomadaire -- S'exécute les jours sélectionnés (par ex. chaque lundi et jeudi).
• Mensuel -- S'exécute un jour précis du mois.
• Personnalisé (Cron) -- Pour les planifications avancées. Utilise la syntaxe cron standard. Par exemple, "0 8 * * 1-5" s'exécute à 8 h tous les jours ouvrables.

Toutes les planifications utilisent le fuseau horaire configuré pour votre entreprise.

Exemples de routines

Voici des routines fréquemment utilisées par les entreprises :

Récapitulatif quotidien des ventes

Planification : tous les jours à 8 h. Tâche : "Résume les ventes d'hier -- chiffre d'affaires total, nombre de commandes, panier moyen et toute commande signalée ou annulée."

Contrôle hebdomadaire des stocks

Planification : chaque lundi à 7 h. Tâche : "Vérifie tous les articles en stock. Liste les articles dont le stock actuel est inférieur au seuil de réapprovisionnement. Pour chacun, indique la quantité actuelle, le seuil de réapprovisionnement et la quantité de commande suggérée."

Rapport mensuel de balance âgée

Planification : le 1er de chaque mois à 9 h. Tâche : "Génère un rapport de balance âgée des comptes clients. Regroupe les factures en cours par tranches de 0-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours. Inclus les montants totaux par tranche et liste les 10 clients ayant les montants les plus en retard."

Alerte quotidienne des commandes en attente

Planification : chaque jour ouvrable à 17 h. Tâche : "Liste toutes les commandes ouvertes au statut 'en attente' depuis plus de 3 jours. Inclus le nom du client, la date de commande et le montant total."

Consulter l'historique des routines

Chaque routine conserve un historique de ses exécutions. Dans la section Routines, cliquez sur une routine pour voir :

• La date de la dernière exécution et son résultat.
• Les exécutions précédentes avec horodatage et statut (réussite/échec).
• Le résultat complet de chaque exécution -- ce que l'Employé IA a constaté et rapporté.

Mettre en pause et modifier les routines

Vous pouvez mettre une routine en pause à tout moment sans la supprimer. Les routines en pause conservent leur configuration et leur historique -- il suffit de les réactiver quand vous le souhaitez. Pour modifier la planification ou la tâche, cliquez sur "Modifier". Les changements prennent effet à la prochaine exécution planifiée.